Privacy Statement
1. Algemene overwegingen
Mondzorg Mullerpier hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze verklaring wil ik u op transparante wijze informeren hoe binnen Mondzorg Mullerpier wordt omgegaan met persoonsgegevens en op welke wijze de bescherming wordt gewaarborgd. Mondzorg Mullerpier handelt ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens conform de daartoe geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), hetgeen betekent:
• Persoonsgegevens verwerkt worden conform het doel waarvoor ze zijn verstrekt
• Alleen persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor doeleinden
• Passende maatregelen zijn genomen om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen
• Geen persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt, dan wel voortvloeit uit een wettelijke verplichting
• Het op de hoogte zijn van de rechten omtrent persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst en de bedrijfsvoering, deze gerespecteerd worden en hierover patiënten kunnen informeren
Mondzorg Mullerpier is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens de patiënten. Meryem Kirali-Akcay is belast met het privacy beleid en is de contactpersoon in geval van vragen of verzoeken rondom persoonsgegevens.
Naam praktijk: Mondzorg Mullerpier
Contactpersoon: Meryem Kirali-Akcay
Praktijkadres: Sint-Jobskade 6
Postcode: 3024EN Plaats: Rotterdam
E-mailadres: info@mondzorgmullerpier.nl
Telefoonnummer: 010-2613333
2. Doeleinden en (bijzondere) persoonsgegevens
Mondzorg Mullerpier verwerkt (bijzondere) persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
– Het aangaan van behandelovereenkomsten met u als patiënt en het uitvoeren van behandelingen binnen die behandelrelatie, waaronder ook begrepen het declareren bij zorgverzekeraars, eventueel via factoringmaatschappijen.
– Het versturen van nieuwsbrieven aan de bij de praktijk ingeschreven patiënten.
– Op grond van de Wkkgz dient elke praktijk een Veilig Incident Melden systeem te hebben, waarbij incidenten door medewerkers worden gemeld, zodat kwaliteit van zorg kan worden verbeterd en gewaarborgd. Dit vindt op anonieme basis plaats, tenzij zich risico’s voor u als patiënt hebben voorgedaan. In dit geval wordt de patiënt hierover ingelicht.
Voor het uitvoeren van de behandelovereenkomst moet de praktijk over de volgende (bijzondere) persoonsgegevens beschikken:
Persoonsgegevens:
-NAW
-Telefoonnummer
-E-mailadres
-Geslacht
-Verzekeringsgegevens
Bijzondere Persoonsgegevens
-Medische gegevens Medicatie gebruik
-Medische gegevens gezondheid
-BSN nummers.
Bijzondere persoonsgegevens zijn persoonsgegevens van meer gevoelige aard, echter zonder deze persoonsgegevens kan de behandelovereenkomst niet worden uitgevoerd.
Hierbij is van belang dat indien de toestemming tot het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals BSN nummer en medische (patiënt)gegevens voor deze patiënten niet wordt verleend, de behandelovereenkomst niet tot stand kan komen en patiënten derhalve niet als patiënt kunnen worden ingeschreven in de praktijk. Het BSN nummer is nodig om de patiënt te kunnen identificeren en te kunnen corresponderen met onder meer verzekeraars. Het inlichten van de zorgverlener over medische geschiedenis is een wettelijke verplichting. Zonder medische gegevens kan een goede diagnose en daarop aansluitende juiste en veilige behandeling niet worden gewaarborgd.
Persoonsgegevens van minderjarige en wilsonbekwame patiënten
Minderjarige patiënten kunnen zich zelfstandig inschrijven vanaf 16 jaar. Tot 16 jaar verwerkt Mondzorg Mullerpier alleen persoonsgegevens na schriftelijke toestemming van de ouder/verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Ook voor wilsonbekwame patiënten geldt dat wij alleen persoonsgegevens verwerken na schriftelijke toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger.
Hierbij is van belang dat indien de toestemming tot het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals BSN nummer en medische (patiënt)gegevens voor deze patiënten niet wordt verleend, de behandelovereenkomst niet tot stand kan komen en patiënten derhalve niet als patiënt kunnen worden ingeschreven in de praktijk. Het BSN-nummer is nodig om de patiënt te kunnen identificeren en te kunnen corresponderen met onder meer verzekeraars. Zonder medische gegevens kan een goede diagnose en daarop aansluitende juiste en veilige behandeling niet worden gewaarborgd.
3. Verstrekking persoonsgegevens aan andere partijen
Alleen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven genoemde doeleinden, worden gegevens aan andere partijen verstrekt. Mondzorg Mullerpier heeft verwerkersovereenkomsten gesloten met andere partijen voor:
– softwareleverancier patiëntenadministratie
– website bouwer -> Webyo
office softwareleverancier -> Vertimart
– factoringmaatschappij -> Infomedics
– softwareleverancier digitale nieuwsbrieven
– drukker voor nieuwsbrieven
In de verwerkersovereenkomsten zijn afspraken gemaakt om de bescherming van de persoonsgegevens van u als patiënt te waarborgen.
Mondzorg Mullerpier verstrekt geen persoonsgegevens aan anderen partijen, tenzij de praktijk hiertoe wettelijk verplicht is (bijv. opvragen persoonsgegevens in het kader van een politieonderzoek). Daarnaast worden geen persoonsgegevens aan andere partijen buiten de EU verstrekt.
Buiten de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden zoals hierboven aangegeven en waarvoor derhalve een grondslag aanwezig is, verwerkt Mondzorg Mullerpier alleen persoonsgegevens indien hiervoor door de patiënt toestemming is gegeven.
4. Beveiliging van persoonsgegevens
Mondzorg Mullerpier heeft de volgende passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of verlies:
– Mondzorg Mullerpier werkt met een patiënten softwaresysteem, waarmee een bewerkersovereenkomst is gesloten en afspraken zijn gemaakt over veilig aansluiten of installeren van applicaties/programma’s.
– De software is alleen toegankelijk voor daartoe bevoegd en geschoold personeel.
– De software/systemen zijn beveiligd met inlogcodering en autorisaties. Privacy van persoonsgegevens is gewaarborgd.
– De systemen waarmee wordt gewerkt, zijn doorlopend beschikbaar en actueel.
– Patiëntendossiers zijn altijd zo actueel mogelijk.
– Bij mobiel inloggen, dan wel werken vanuit huis wordt veilig gewerkt.
– Binnen het patiënten systeem zijn alle patiëntgegevens gekoppeld aan BSN.
– Er is een goede afweer tegen virussen, spam en andere gevaren van buitenaf.
– Niet actuele patiëntgegevens worden conform de wet 15 jaar bewaard, tenzij op verzoek van u als patiënt vernietiging heeft plaatsgevonden.
– Mondzorg Mullerpier hanteert een clean desk en clean screen policy. Systemen worden uitgezet bij verlaten van de werkplek. Systemen worden versleuteld en zijn zo nodig geautoriseerd.
– Uitwisseling van informatie, communicatie tussen collega’s vindt altijd veilig plaats.
-E-mailverkeer tussen collega’s en tussen de praktijk en patiënten is beveiligd.
-Mondzorg Mullerpier werkt conform het NVM Protocol meldplicht datalekken.
5. Rechten van u als patiënt ten aanzien van verwerkte persoonsgegevens
U hebt recht op inzage van uw persoonsgegevens en uw patiëntendossier. Daarnaast hebt u recht op rectificatie en vernietiging van uw persoonsgegevens en in beginsel recht op vernietiging van het patiëntendossier. Hiervoor vragen wij u wel om uzelf te legitimeren. Ten aanzien van uw recht op vernietiging van uw patiëntendossier is van belang dat voortzetting van de behandelovereenkomst dan wellicht onmogelijk is omdat gebrek aan medische informatie een kwalitatief goede diagnose en kwalitatief goede behandeling in de weg staat, waarbij de veiligheid van u als patiënt niet kan worden gegarandeerd. U hebt tot slot het recht uw gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of een andere partij. Ook hiervoor vragen wij u om uzelf te legitimeren.
6. Vragen, opmerkingen of klachten?
Wij doen er alles aan om uw persoonsgegevens goed te beschermen. Mocht u vragen of opmerkingen hebben, of niet tevreden zijn over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met Mondzorg Mullerpier en vragen naar mondhygiënist Meryem Kirali-Akcay. Zij probeert samen met u tot een oplossing te komen. Mocht dit onverhoopt niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.